Belege und Dokumente
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge: lesen, prüfen, zuordnen, ablegen. Ausnahmen landen bei der Person, die sie entscheiden muss.
Automatisierung
Weniger Handgriffe. Mehr Zeit für das Wesentliche.
Wir automatisieren die Arbeit, die jeden Tag wiederkommt — so, dass Ihr Team sie nicht mehr anfassen muss und trotzdem die Kontrolle behält.
Ausgangslage
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert am Prozess.
Wer einen Ablauf automatisiert, der vorher nicht definiert war, bekommt eine schnellere Version desselben Chaos. Deshalb beginnt jede Automatisierung bei uns mit der Frage: Wie läuft es heute wirklich — nicht, wie es im Handbuch steht.
Erst wenn der Ablauf, die Ausnahmen und die Zuständigkeiten klar sind, bauen wir. Dann übernimmt die Maschine den Normalfall, und der Mensch behält genau die Fälle, die eine Entscheidung brauchen.
So entsteht Entlastung, die bleibt: weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen, weniger stille Fehler — und eine Kennzahl, die zeigt, ob es wirkt.
Leistungsumfang
Was wir automatisieren.
Anfragen und Übergaben
Eingänge werden klassifiziert, vorbewertet und an die richtige Stelle geleitet — inklusive Nachfassen, wenn niemand reagiert.
Systeme verbinden
CRM, ERP, Buchhaltung, Mail: Daten laufen einmal statt dreimal. Statt Copy-and-paste gibt es eine belastbare Schnittstelle.
Berichte und Auswertungen
Wiederkehrende Auswertungen entstehen automatisch, mit denselben Definitionen wie im Vormonat.
Wissen auffindbar machen
Interne Dokumente werden durchsuchbar, mit Quellenangabe und Rechteprüfung statt Bauchgefühl.
Qualitätsprüfung
Wiederkehrende Prüfungen laufen automatisch vor, ein Mensch gibt frei. Die Freigabe bleibt, der Aufwand fällt.
Ablauf
Vier Schritte vom Ablauf zur Automatisierung.
- 01
Aufnehmen
Wir beobachten den Prozess an echten Fällen, inklusive Ausnahmen und dem, was «eigentlich nicht vorkommt».
- 02
Kürzen
Bevor wir automatisieren, entfernen wir Schritte. Ein Drittel der Arbeit verschwindet regelmässig, weil sie niemand braucht.
- 03
Bauen
Ein lauffähiger Pilot mit echten Daten, vier bis acht Wochen. Erst Normalfall, dann Ausnahmen.
- 04
Betreiben
Monitoring, Fehlerbenachrichtigung, Kostenkontrolle und eine Dokumentation, mit der Ihr Team den Ablauf selbst pflegt.
Ergebnis
Was Sie am Ende in der Hand haben.
- 01 Eine Prozessaufnahme mit den tatsächlichen Schritten, Ausnahmen und Durchlaufzeiten.
- 02 Ein lauffähiger Pilot auf echten Daten mit definierter Fehlerbehandlung.
- 03 Eine Kennzahl, die vor und nach der Automatisierung vergleichbar ist.
- 04 Schnittstellen-Dokumentation und Zugriffsrechte pro System.
- 05 Ein Betriebshandbuch: wer prüft was, wann, und was passiert bei Ausfall.
Wir automatisieren einen Prozess vollständig, statt fünf halb. Ein halbautomatisierter Ablauf kostet doppelt: die Maschine und die Person, die sie kontrolliert.
Fragen
Häufige Fragen zu dieser Leistung.
In der Regel nicht. Wir binden an, was da ist. Ein Systemwechsel ist manchmal die richtige Antwort, aber er ist nie die Voraussetzung für Automatisierung.
Sie werden erkannt und an eine Person gegeben, mit allen Informationen zur Entscheidung. Der Prozess definiert, wer das ist und wie lange es dauern darf.
Es gibt eine Prüfstufe pro Datenart, eine Stichprobe im Betrieb und eine Schwelle, ab der die Maschine nicht mehr selbst entscheidet. Jede Entscheidung ist nachvollziehbar protokolliert.
Nein, nicht ohne schriftliche Vereinbarung. Wir arbeiten bevorzugt mit Modellen, bei denen Ihre Daten nicht ins Training einfliessen.
Nächster Schritt
Wiederkehrende Arbeit sinnvoll vereinfachen.
Nennen Sie uns einen Prozess, der jede Woche Zeit kostet. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch, ob und wie er sich automatisieren lässt.
- Unverbindlich
- Pilot in 4–8 Wochen
- Betrieb dokumentiert